Auch wenn Du Dir dessen vielleicht nicht bewusst bist: Du bist sowohl im Job als auch im Privatleben immer wieder von kleinen und großen Projekten umgeben. Während im privaten Bereich die Planung eines Urlaubs, einer Geburtstagsfeier oder eines Umzugs keine Seltenheit ist, sind Kundenprojekte in Agenturen, die Einführung von Prozessen in Behörden und die Planung von Bauprojekten die besten Beispiele für berufliche Projekte.
Auch wenn Du Dir dessen vielleicht nicht bewusst bist: Du bist sowohl im Job als auch im Privatleben immer wieder von kleinen und großen Projekten umgeben. Während im privaten Bereich die Planung eines Urlaubs, einer Geburtstagsfeier oder eines Umzugs keine Seltenheit ist, sind Kundenprojekte in Agenturen, die Einführung von Prozessen in Behörden und die Planung von Bauprojekten die besten Beispiele für berufliche Projekte.
Wenn Zeit und Geld keine Rolle spielen würden, wären sämtliche Vorhaben deutlich einfacher zu managen: Bei dem Dachaufbau eines Massivhauses wurde nicht ausreichend getrocknetes Holz verwendet und rissige Holzbalken sind die Folge? Kein Problem – dann fangen wir eben wieder von vorne an. Auch lästige Themen wie fehlende Patente und nicht eingehaltene gesetzliche Regeln spielen bei beliebig vielen Ressourcen keine große Rolle.
Allerdings sieht die reale Welt anders aus und begrenzte Budgets sowie drängende Deadlines stellen die Regel dar. Unnötige Fehler kosten wertvolle Ressourcen und können bei einem Unternehmen die Existenzgrundlage gefährden.
An dieser Stelle kommt das Projektmanagement mit folgender Grundidee ins Spiel: Mit den richtigen Techniken und Methoden werden komplexe Vorhaben so bearbeitet, dass sie möglichst effizient, effektiv und ohne Ressourcenverschwendung abgewickelt werden. Was klassisches Projektmanagement auszeichnet, erfährst Du in diesem Blogbeitrag...
Projektmanagement – das verbirgt sich hinter dem Begriff
Doch was ist Projektmanagement eigentlich? Letztendlich handelt es sich um eine Management-Disziplin, die das Planen, Durchführen, Steuern, Kommunizieren sowie Kontrollieren von komplexen Vorhaben (Projekten) umfasst.
Oder wie es sinngemäß das Project Management Institute (PMI®), ein in den Vereinigten Staaten von Amerika gegründeter, weltweit tätiger Projektmanagementverband, beschreibt: Bei Projektmanagement handelt es sich um die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Techniken sowie Werkzeugen auf Projektaktivitäten, um die Anforderungen des Projekts zu erfüllen.
Was ist klassisches Projektmanagement?
Wenn wir es uns besonders einfach machen wollten, würden wir die Frage wie folgt beantworten: Alles, was nicht agil ist, ist traditionelles oder klassisches Projektmanagement. Tatsächlich werden alle „alten“ Methodiken dem traditionellen Projektmanagement zugeschrieben, während „das Neue“ dem agilen Projektmanagement zugeordnet wird. Zwar ist die Unterscheidung in agil und klassisch durchaus sinnvoll, doch sollte das traditionelle Projektmanagement keinesfalls als „unmodern“ oder „alt“ angesehen werden.
Im klassischen Projektmanagement können verschiedene Verfahrensmodelle eingesetzt werden. Hiervon losgelöst zeichnen sich klassisch durchgeführte Projekte häufig durch folgende Merkmale aus:
Die Projektanforderungen werden zu Beginn definiert und präzise beschrieben.
Klassische Projekte finden in genau abgegrenzten Phasen mit zuvor definierten Ergebnissen statt.
Eine intensive Planungsphase bildet die Grundlage für das jeweilige Projekt.
Tendenziell werden Änderungen weniger erwartet und als Störung empfunden.
Die Einhaltung des Projektplans gehört zu den obersten Zielen.
Projektstrukturpläne, Phasenpläne mit Meilensteinen und typische Gantt-Charts sind die verbreiteten Methoden im traditionellen Projektmanagement.
Ist traditionelles Projektmanagement weiterhin wichtig?
Gleichwohl Software-Projekte oder Produktentwicklungen in dynamischen Märkten durchaus von agilem Vorgehen profitieren, kann agil nicht als die ultimative Lösung und klassisch nicht als gnadenlos überholt angesehen werden. Vorhaben mit festen Rahmenbedingungen können hervorragend mit traditionellen Ansätzen bearbeitet werden. Unter anderem in den folgenden Fällen weiß das klassische Projektmanagement zu überzeugen:
Projekte mit einem festen Ergebnis, das am Ende geliefert und abgenommen wird. Mitunter bei physischen Objekten sowie Bauprojekten ist das der Fall.
Sobald es sich um ein Projekt mit detaillierten Anforderungen handelt, die mit allen Beteiligten abgestimmt wurden, kommt das traditionelle Projektmanagement infrage.
Beständige Umgebungen, in denen neue Technologien nur selten eingesetzt werden.
Stark regulierte Projekte, wie beim Finanzmanagement börsennotierter Unternehmen oder der Medizintechnik.
Sobald eine strenge und spezifische Dokumentation erforderlich ist, sind die traditionellen Methoden vorteilhafter.
Der klassische Ansatz ist gemäß einer Umfrage des PMI® in vielen Organisationen verbreitet. Während zu 65 % klassische Methoden und Techniken Anwendung finden, sind es mit 45 % häufig auch hybride Ansätze, die von Unternehmen verfolgt werden.
Vor- und Nachteile des klassischen Projektmanagements
Bei Betrachtung der Vor- und Nachteile stellt man schnell fest, dass es weniger ein klares Schwarz oder Weiß gibt. Vielmehr sind es Grauzonen, die das traditionelle Projektmanagement beschreiben. Erst eine gute Leitung sichert einem Projekt die verschiedenen Vorteile. Auf der anderen Seite kannst Du typische Nachteile mit einem guten Projektmanagement vermeiden. Schauen wir uns zunächst die Vorteile an:
Gute Überschaubarkeit: Für alle Beteiligten ist das lineare Vorgehen, einschließlich Steuerung und Überwachung, leicht verständlich.
Reduzierung der Komplexität: Bei dem traditionellen Projektmanagement werden Phasen und Meilensteine definiert, die das Projekt in überschaubare Häppchen unterteilen.
Vorhersehbarkeit: Alle Beteiligten profitieren von einem klaren Terminplan und damit von einer guten Planbarkeit. Ein vollständiges Produkt steht am Ende der Projektlaufzeit.
Kein großer Kommunikationsbedarf: Zwar ist der Auftraggeber bzw. Kunde während der Start- und Abschlussphase stärker involviert, doch während der Umsetzung ist eine Einbindung nicht zwingend erforderlich.
Detaillierte Dokumentation: Nutzer- und Systemdokumentationen, Spezifikationen, Anforderungsdokumente – das traditionelle Projektmanagement geht mit einer umfassenden Dokumentation einher. Insbesondere in gesetzlich regulierten Projekten ist das ein erheblicher Vorteil.
Optimierter Ressourceneinsatz: Die Auslastung der Personalressourcen kann dank der detaillierten Planung optimiert werden.
Spätestens bei der Umsetzung der Planung machen sich einige Nachteile bemerkbar:
Defizite bei komplexen Projekten: Nur selten können komplexe Projekte von Beginn an vollständig überblickt werden. Dadurch können Fehldeutungen und ungenaue Schätzungen entstehen, die im späteren Projektverlauf zu kostenintensiven Änderungen führen können.
Fehlende Flexibilität: Die Einhaltung des Plans genießt eine hohe Priorität und das ständige Reagieren auf Änderungen ist beim traditionellen Projektmanagement eher nicht vorgesehen. Gerade bei dynamischen Märkten und Auftraggebern mit wechselnden Wünschen sind die traditionellen Ansätze daher weniger geeignet.
Kaum Zwischenergebnisse: Häufig wird dem Auftraggeber nach Abschluss des Projektes ein Endresultat präsentiert, sodass vorhandene Fehler erst später auffallen.
Wenige Feedbacks: Während der Umsetzung sieht der Auftraggeber nur wenige Teilergebnisse und kann daher nur wenige Feedbacks geben. Dadurch kann er kaum auf den Projektverlauf einwirken.
Die klassischen Projektmanagement-Phasen im Überblick
Ein besonderes Merkmal vom traditionellen Projektmanagement ist eine klare Abgrenzung bei den Projektphasen. Dem Projektstart schließt sich typischerweise die Projektplanung an, die über die Projektdurchführung, -überwachung und -steuerung in dem Projektabschluss mündet.
Je nach Vorgehensmodell, Standard und Projekttyp variiert die Anzahl der Phasen.
Das Wasserfall- und das V-Modell – die zwei typischen Vorgehensmodelle
Mit dem klassischen Projektmanagement ist kein bestimmtes Vorgehen verbunden. Vielmehr handelt es sich um einen Oberbegriff für unterschiedliche Methodiken, die meistens einem sequenziellen und linearen Ansatz folgen. Als typische Vorgehensmodelle gelten das Wasserfall- und das V-Modell.
Bei dem Wasserfallmodell handelt es sich um ein lineares Vorgehensmodell, das auf fest definierten Projektphasen aufbaut. Die einzelnen Phasen werden jeweils einmal durchlaufen und grafisch häufig wie ein Wasserfall dargestellt. Sobald die Anforderungen von Anfang an klar und vollständig und nur wenige Änderungen zu erwarten sind, ist das Wasserfallmodell oftmals die bessere Wahl.
Auch das V-Modell ist ein lineares Vorgehensmodell, kann jedoch im Gegensatz zum Wasserfallmodell auch Testphasen enthalten, die den jeweiligen Hauptphasen gegenübergestellt werden. Zwar wird das V-Modell hauptsächlich bei der Software-Entwicklung eingesetzt, doch spielt es auch bei der Produktentwicklung eine Rolle.
Fazit
Das traditionelle Projektmanagement ist weder unmodern, noch veraltet. Allerdings kommt es auf die Auswahl des richtigen Werkzeugs an. Mit effizienten Tools steigt die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Projektabschlusses. Traditionelles Projektmanagement eignet sich besonders dann, wenn ein hoher Wert auf Dokumentation gelegt wird, die Anforderungen klar vorliegen, sich alle Beteiligten einen festen Termin- und Budgetrahmen wünschen und wenige Änderungen erwartet werden.
Wenn Du eine effiziente Projektplanungssoftware suchst, die die Vorteile vom klassischen sowie agilen Projektmanagement in sich vereint, bist Du mit der TRACTATIS Projektmanagement Software für kleine und mittelständische Unternehmen fündig geworden. Vereinbare einen Termin und profitiere schon bald von einem effektiven Projektmanagement: