Sowohl Bauunternehmen als auch Handwerker und andere Dienstleister mit Projekt- und Auftragsarbeit nutzen unverändert analoge Plantafeln, um die einzelnen Ressourcen zu verwalten und den Projektfortschritt zu dokumentieren. Durchaus handelt es sich um eine bewährte Methode, doch können erforderliche Änderungen oftmals nur mit einem erheblichen Aufwand nachgepflegt werden. Mit der Online Planungstafel TRACTATIS kann die Projektplanung nicht nur flexibler, sondern auch zeitsparender vollzogen werden. Welche Vorteile mit einer digitalen Projektplanung verbunden sind und in welchen Bereichen ein Einsatz lohnenswert ist, wird in diesem Blogbeitrag näher betrachtet.
Die Nachteile von analogen Planungsmethoden
Plantafeln sind aus gutem Grunde für viele Unternehmen ein fixer Bestandteil der Projekt- und Ressourcenplanung. Mit diesem praktischen Planungsinstrument können Aufgaben, Prozesse und Projekte mit dem entsprechenden Bedarf an Zeit und Kapazitäten verständlich und nachvollziehbar dargestellt werden. Sowohl die Verfügbarkeit von Ressourcen als auch die Zuständigkeiten, die Auslastung und der aktuelle Stand können binnen kürzester Zeit ausgewertet werden.
Neben klassischen Whiteboards werden bei der Projekt- und Ressourcenplanung teilweise Magnet- oder Stecktafeln verwendet, die zwar das Umdisponieren vereinfachen, aber weiterhin an einen physischen Raum gebunden sind. Da eine maximale Größe und ein bestimmtes Format vorgegeben werden, gehen analoge Projektplanungsmethoden mit einer beschränkten Skalierbarkeit einher.
Um die räumliche Bindung aufzuheben und alle Projektbeteiligten auch ohne Besprechungstermin zu informieren, werden oftmals Fotos von der Plantafel per E-Mail versandt. Allerdings gibt es hierbei regelmäßig Qualitätsprobleme und nur selten kann der gesamte Projektplan mit nur einem Foto erfasst werden. Letztendlich handelt es sich um einen suboptimalen und nur teildigitalen Lösungsweg, der mit einem erheblichen Zeitaufwand für alle Projektbeteiligten verbunden ist.
Bei der Online Planungstafel TRACTATIS werden die Vorzüge von analogen Plantafeln um zahlreiche Zusatzfunktionen erweitert und hinderliche Nachteile beseitigt. TRACTATIS ist weder klassisches noch rein agiles Projektmanagement, sondern kombiniert die Stärken beider Varianten zu einer innovativen Lösung.
Die Vorteile der Projektplanungssoftware
Der Blick auf die näheren Informationen zu TRACTATIS (klicken) verdeutlicht, dass mit der professionellen Softwarelösung zahlreiche Vorteile einhergehen.
Die Projektmanagement Software für kleine und mittelständische Unternehmen hilft den Zeitaufwand für die Projektplanung und -durchführung um bis zu 50 % zu reduzieren, eine optimale Auslastung von Ressourcen zu erreichen, durch eine effiziente Personaleinsatzplanung bis zu 17 % der Kosten einzusparen und dank der Aufgabenverwaltung keine wichtigen Aufgaben zu vergessen.
Da es sich um eine cloudbasierte Softwarelösung handelt, können die Funktionen und digitalen Plantafeln nach einem sicheren Login von jedem beliebigen Ort aus aufgerufen und genutzt werden. Die Projekte können sowohl im Büro am Desktop-PC als auch unterwegs mit einem internetfähigen Handy, Tablet oder Notebook geplant und verwaltet werden. Die Anzahl der berechtigten Nutzer kann flexibel auf die jeweiligen Anforderungen angepasst werden. Dabei ist es unerheblich, ob es sich bei den Nutzern um Mitarbeiter oder projektbeteiligte Firmen handelt.
Mit dem TRACTATIS-Partnerprogramm kann die mit zahlreichen Vorteilen behaftete Softwarelösung sogar gewinnbringend weiterempfohlen werden. Weitere Informationen zu dem Partnerprogramm (klicken) können hier aufgerufen werden.
Die verschiedenen Anwendungsbereiche
Die cloudbasierte Projektmanagement -Software TRACTATIS mit Online-Plantafel wurde zusammen mit Bauunternehmen entwickelt und wird fortlaufend optimiert. Die Softwarelösung richtet sich allerdings nicht nur an Bauunternehmen, sondern auch an Handwerker und andere Dienstleister mit Projekt- und Auftragsarbeit. Hierzu zählen unter anderem Transportunternehmen, Werbeagenturen und Personaldienstleister.
Von der Projektplanung und -durchführung über die Aufgaben- und Fuhrparkverwaltung bis zur Personaleinsatzplanung und Geräteverwaltung deckt die Software sämtliche Anwendungsbereiche ab. Ob Personalabteilung, Geschäftsführung, Fertigung, Produktion, Verkauf, Vertrieb, Forschung & Entwicklung, Qualitätssicherung oder Logistik, in den unterschiedlichsten Bereichen eines Unternehmens führt die Software zu einer deutlichen Effizienzsteigerung.
Da jede Branche und jedes Unternehmen unterschiedliche Prioritäten und Besonderheiten aufweist, wird die Planungssoftware bei Bedarf individuell auf die jeweiligen Anforderungen angepasst.
Der Weg zur digitalen Projektplanung
Die Planung und Verwaltung von Projekten erfolgt über verschiedene Module, die aufeinander aufbauen. In einem ersten Schritt gilt es die vorhandenen Ressourcen, wie Mitarbeiter, Werkzeuge, Fahrzeuge und Maschinen, zu identifizieren und zu erfassen. Nur wenn sämtliche Ressourcen bekannt sind, können Projekte richtig geplant werden. Die Projektmanagement Software stellt sicher, dass Ressourcen nicht doppelt verplant, die richtigen Mitarbeiter eingesetzt und die erforderlichen Werkzeuge sowie Maschinen vorgehalten werden. Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter, wie Urlaub, Weiterbildung und Krankheit, können erfasst und damit bei der Projektplanung berücksichtigt werden.
Die erfassten Ressourcen stellen die Grundlage für die Erstellung von Projekten dar. Neben dem frühesten Projektbeginn und dem geplanten Abgabetermin können auch projektbezogene Besonderheiten erfasst werden. Der Projekt- und Aufgabenmanager der Softwarelösung geht weit über eine einfache To-Do-Liste hinaus und hilft die Kosten und den Zeitaufwand aller Projekte sowie Aufgaben im Blick zu behalten. Im Sinne einer umfassenden Budgetkontrolle werden die Kosten der einzelnen Aufgaben bei einem Projekt automatisch summiert. Die Zuordnung von Aufgaben und Ressourcen zu einem Projekt erfolgt per Drag & Drop.
Projekte werden in TRACTATIS ähnlich wie Gantt-Diagramme dargestellt und können in unterschiedlichen Farben hinterlegt werden. Da unwichtige Informationen flexibel ausgeblendet werden können, bleiben die wichtigsten Daten stets im Blick. Der stufenlos zoombare Kalender ermöglicht ein langfristiges und stundengenaues Planen.
Ob personelle Änderungen oder der Einsatz von neuen Maschinen, ein erfolgreiches Projektmanagement setzt die Pflege und Fortschreibung der Projektpläne voraus. Während bei herkömmlichen Plantafeln die Aktualisierung von Projektinformationen teilweise zu unübersichtlichen Streichungen und Ergänzungen führt, geht die Projektpflege bei der Projektplanungssoftware mit keinen Einbußen bei der Übersichtlichkeit einher. Einem laufenden Projekt können jederzeit weitere Aufgaben, ToDo-Listen oder andere Personen zugeordnet werden.
Mit dem Arbeitsgruppen- und Team-Manager können Mitarbeiter und andere Projektbeteiligte, wie zum Beispiel Fremdfirmen und Freelancer, zu Teams zusammengefasst und Geräte, Werkzeuge sowie Mitarbeiter zu Arbeitsgruppen verknüpft werden. Darüber hinaus können die Verantwortlichen für bestimmte Maschinen und Fahrzeuge festgelegt werden. Auf diesem Wege können mehrere Ressourcen gleichzeitig einem Projekt oder speziellen Aufgaben zugewiesen werden, ohne eine Vielzahl an Einzelzuweisungen vornehmen zu müssen. Dies hilft nicht nur bei der Projektplanung Zeit zu sparen, sondern wichtige Zusammenhänge und Abhängigkeiten automatisch zu berücksichtigen. Doppelte Belegungen werden von der Planungssoftware automatisch verhindert.
Die wichtigsten Daten, Statistiken und Berichte können mit der Berichtsfunktion von TRACTATIS auch auf Papier gebracht werden. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um ein laufendes oder ein abgeschlossenes Projekt handelt. Die Informationen werden von der Software als PDF-Datei zur Verfügung gestellt.
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